自从公司的IT把Office软件从2003版升到2010版,邮件系统从Lotus Notes切换为Outlook,某一天,我突然在公司电脑里发现了它的身影,于是就开始以OneNote为平台,搭建自己的工作笔记本系统,直到现在.

这篇文章会有些长,因为我想把我了解的OneNote完完全全地展现给你们,保证全是干货,吸水率<1%,请耐心读完.

一、OneNote是什么?

1.定位

OneNote是一款微软出品的笔记软件,One是定语,表示信息与资料的大一统,Note是名词,指其属性——笔记.

2.优点

1)微软出品,与Windows操作系统和Office办公套件有天然的强兼容性

2)全平台覆盖,这意味着你可以在Win PC电脑,苹果电脑,以及安卓,iOS和Windows Phone的手机上,和安卓平板, iPad和Surface平板上,使用它

3)云端同步,当你设置笔记本的属性为同步笔记本时,你可以”随时随地“地访问你的笔记

4)免费, Office套件的其他组件是要收费的,而且很贵,不信你问IT(用盗版的另说),只要你有Hotmail邮箱(可以免费注册),你就可以创建不限数量,不限大小的笔记本了.相比其他笔记本软件,比如印象笔记(Evernote)和Wiz笔记,它们有每月笔记的上传流量限制和单个笔记的附件大小限制等,OneNote没有,可见微软非常厚道.

5)无限自由,微软出品的软件非常注重安全性与稳定性,并且功能十分丰富.你可以在笔记本页面中的任意地方编辑内容,随手涂涂画画,你的笔记本,你作主.

6)支持各类文件格式,比如图片,视频,音频,涂写,各种Office文档,压缩包,PDF.你可以在OneNote里直接播放视频和音频,可以在OneNote中预览Office文档的内容并编辑,是不是很给力?当然,有一点它还不支持,不能在OneNote中查看GIF动态图片.

7)没有保存按钮,只要你的电脑联网,它可以随时保存你的笔记.妈妈再也不用担心我的笔记本突然断电或电量不足导致文件丢失了.

二、关于OneNote的几个问题

1.Why – 为什么使用Onenote

在我们的学生时代,手头的资料基本只有教材,参考书,试卷,以及自己的课堂笔记等,而且我们学习的科目是有限的,因此知识总量也是有限的.但工作以后,当我们从学校这个小圈子走进社会这个大圈子,每个人要管理的信息和资料是成倍增长的,这一点大家应该深有体会.资料从硬盘时代到云盘时代,它的大小也从几百兆升级到几个GB的数量级.

即便你是一个有良好分类习惯的人,严格将不同资料存放到不同的文件夹,但仍免不了要经常翻找以前的文件,这是一个体力活,也是一个脑力活(主要看记忆力).虽然我们有全盘搜索工具(Everything,十秒内返回搜索结果,完虐Windows资源管理器自带的搜索框),以及文件管理利器Total Command(简称TC),但是这2款软件的运行需要管理员权限,IT不会给你装的.而且相信你们基本没听过.

但是如果,现在有一个软件可以把所有资料整合到一处,并且功能强大,十年内不会中止服务,不限制流量,笔记数量再多软件运行也不会变慢或崩溃,而且它还完全免费,你要不要?

我想将OneNote打造为我的第二大脑,这一开始是Evernote(印象笔记)公司喊的口号,但OneNote其实从Office 2003版就已经存在了,微软在这方面有很好的前瞻性.

2.When – 什么时候开始使用OneNote

大约是2012年11月份吧,我在朋友的推荐下注册使用了印象笔记(Evernote),并且在几个月后付费成为高级用户,原因是怕每个月60M的流量不够用,当然也是想尝试高级用户的其他功能.但很快我发现,当笔记数量增加到上千条时,软件变得异常卡顿,经常未响应.于是弃坑转向Wiz笔记,它对每个用户的限制相对更少,而且提供了丰富的插件来实现更多功能.直到2014年下半年,在看过很多Evernote, Wiz笔记和OneNote的比较文章后,以及实际试用了OneNote后,我决定,全面转向OneNote,直到现在.

3.Where – 在哪些设备上使用OneNote

OneNote在微软看来,主要使用平台应该是PC端,即你的台式机或笔记本电脑,包括苹果机.而移动端因为屏幕小,功能较弱,更适合来搜索查看笔记,和简单的编辑操作,录音等动作.所以,个人电脑和公司电脑是我应用的主力平台.

4.What -在OneNote上记录什么

既然我要把OneNote当作第二大脑,当然会尽可能存放所有我需要的资料.公司电脑上我有3个笔记本是自己用,还有一个共享笔记本与同事一起协同使用.

我按笔记本的层级结构Notebook > Section Group >Section> Page > Subpage来合理存放自己所需的各类信息,一方面是形成自己的工作日志系统.同时,结合Outlook实现任务管理系统(现在仍在摸索与研究中).

5.Who – 和谁一起使用OneNote

主要是自己用,我也会推广给其他同事,每个人自己管理自己的资料.同时,搭建一个共享笔记本,用于和同事作信息共享.

6.How often -使用频率如何

当然是每天都用,我会习惯在早晨整理当天的To do list,因为大脑在早晨是清醒的,而且没有外人打扰.非常适合梳理自己的事务.上班时我会及时将便笺纸和纸质笔记本中的事情记录到OneNote中.并且每周回顾本周事务并进行总结,另外将完成的工作任务归档.

7.How to do- 怎么来使用OneNote

这部分内容会放到后面两个章节中来详细阐述.

8.How much -总数据量有多少

截止目前,个人电脑加公司电脑的OneNote资料,大约为3.8GB大小.你在担心资料超出容量限制吗?别担心,OneNote的资料会同步到OneDrive网盘中,而OneDrive的容量大小至少是15GB.

三、海纳百川——信息的汇总

当我们确定将所有的信息汇总到OneNote中,我们需要了解,在日常工作与生活中,我们的信息来源有哪些?下面我们一起来梳理下.

1.浏览器

浏览器应该是我们在PC端获取信息的重要途径了,你使用百度的相关产品,如百度知道,百度经验,百度文库,使用Google搜索供应商网站,专业文献资料等,到专业博客中复制博文,在科普网站中浏览,这些都可以提供很重要的信息.

公司一般只提供Win7自带的IE浏览器,在IE中复制大段文字的时候,不必使用鼠标进行长长地拖拽,按下F7键激活光标定位功能,然后像在Word里复制文字的方法一样,按下Shift键后定位到结束位置即可选中大段文字和图片,Ctrl+C完成复制.

2.邮件

邮件自然是工作中信息的重要来源,别人转发的邮件,自己写的邮件等,一般关于某个特定任务的邮件来往,如果很重要,我们可以连同邮件附件存到OneNote中进行备份的.而在这之前,我一般是直接分别复制邮件正文和附件,或是将邮件导出为msg邮件格式再保存到OneNote中.

现在这种方法很简单,在Outlook的Options>Add-ins中选择COM Add-ins,选择Go,并在打开的对话框中勾选OneNoteNotes about Outlook items即可.

3.微信

基本上所有人每天都会用微信,看朋友圈发的文章,看公众号推送的文章,当你看到好文章后,你是收藏到微信里,还是转存到OneNote中?既然要做信息的汇总,那就让它海纳百川,流向同一个终点吧~

做法很简单,关注”微软云笔记”公众号,绑定hotmail邮箱,发送消息到该公众号,即可自动保存信息到指定的OneNote页面中.

4.其他APP

除了微信外,我们肯定还会用其他APP来阅读新闻资讯,我自己常用的有Light,简书与知乎.如果我们看到好文章想到收藏,可以先使用APP的分享/转发功能保存到微信收藏中,再进入到”微软云笔记”公众号中,发送刚才的微信收藏即可.

5.电子书

这里一般指txt或PDF格式的电子书,以文字为主,我们可以在电脑上进行阅读,并将电子书作为附件放在OneNote中,然后添加相应的读书笔记.当然,读书笔记我比较建议做成思维导图,这样看起来更为直观和全面.

6.纸质书

就算我们有Kindle,但仍避免不了要看纸质书,也有的人就只喜欢看纸质书,每个人的选择不同.你如果喜欢在纸质书上做笔记或写感想,那么,请拍照放入OneNote中,或者使用扫描仪将该页扫描并发送到OneNote中,以实现电子化.

7.公司系统截图

公司里存在各种大大小小的系统,比如ERP,Helpdesk,公共盘,各种应用软件等,我们总会遇到各种各样的报错和使用问题,对问题进行截图,当问题解决后,本着经验积累的原则,我们可以把遇到的问题汇总到一起,作为自己经验库的一部分.

8.图片中的文字

有的时候,我们在微信朋友圈转发的文章,会看到含文字的图片,但是我们要复制这些文字,怎么办?难道要手工码字?其实大可不必,OneNote自带OCR文字识别功能,而且以微软的强大技术支持,支持中英日法德各种语言(默认是系统语言,比如公司电脑是英文系统,那么可以识别英文),当然也可以安装更新以支持更多非系统语言的文字.

四、吐故纳新——构建知识体系

1.下载是第一步,消化是第二步

请问,下载100G的PPT模板,你就能变身PPT制作大师吗?非也.

以前的我,也喜欢下载各种自以为有用的资料到硬盘里,动辙几个GB的资料下载完成后,心中会有一种满足感.但是我基本不会去看,现在想想,那是种自欺欺人的做法.它只是让我学会了快速从网络上搜集资源而已.

信息只有自己消化后才有帮助,只有消化,才能将信息转化为知识,而且这转化率还不是100%.

2.工作流程的划分

一件事情总是有开始和结束,一项工作也是.如果我们想在OneNote中实现任务管理系统,那么就要理出一套工作流程来,你叫套路也可以的.

从我的角度来看,可以分为以下几部分:

1)收集箱

它是工作任务的暂存区,我现在是列出一个”每日事项″页,每一天写一页,经过实践检验,是一种行之有效的方法.

2)工作专案

如果是一件比较大的工作任务,我们需要将这个任务拆解为具体的各项行动.我们可以单列出一页用来放与该任务相关的各类资料,除非这个任务特别艰巨,否则只需要几张页面即可完成所有资料的汇总.

3)项目

项目是比工作专案更高一级的任务,它需要多部门合作来推进.因此,建议做一个共享笔记本.将项目成员邀请进来,共同更新相关资料和信息.

4)已完成任务归档

任务总有完成的一天,我们应该及时进行任务总结和归档.建议建立一个Section Group专门存放已完成任务,而将进行中的任务单列Section,保持视野中的较少Section数量,使笔记本界面简洁清爽.

5)备忘

有的事情就是容易忘,它可能在你的时间管理四象限中是既不紧急也不重要的,但是又不得不做,那么,可以列在备忘页.

另外,我们还可以将平时使用频率较高的表单,发票格式,文件等放在备忘页中,随用随取.

我还会将定期要完成的报告,邮件,要确认更新的事情等记在这里,用来提醒自己,也是很方便的.

6)参考资料

除了我们在完成任务时搜集的资料外,我们可能还会遇到一些其他资料,它们对于当前的任务并没有什么帮助,但可能会对以后的任务有用.我们可以将它们分门别类地放在参考资料笔记本中.备用.

3.知识与经验的积累

工作对于我们的提升有2个主要方面,一个是专业化,一个是职业化.相应地,我们在这两方面的知识与经验会不断积累,我们选择记下来,并不是怕忘记,主要是通过写总结这一个思考与反思的过程,提高自己思考问题的深度与广度.

1)专业领域的阅读

a.主题阅读

主题阅读是对某一个主题进行全面深入的阅读,目的是在短时间内快速熟悉某一领域的全貌.在信息过载的时代,我们需要提高自己的消化能力,就像港口一样,要提高吞吐量,既要贪多,也要嚼得烂.

//我目前仍在研究快速阅读的方法,希望能早点找到适合自己的读书方法.

b.读书笔记与输出

读书笔记这东西,每个人都有不同的写法,摘抄句子,画思维导图,写读后感,等等,不论哪种形式,重要的是你输出了什么,提炼出哪些观点,你对作者要表达的含义是如何理解的.

2)设定短期目标与长期目标

每年我们都会定目标,现在2016年只有20%了,我们完成了多少年初的目标了?呵呵.

有了目标,才有方向和动力.步步为营,不断实现小目标,最终实现大目标.化整为零,积少成多,每个人都为了自己的目标,加油吧~

3)明确自己的工作职责

每个部门的每个人都有自己在工作中,在公司中的角色,有可能是多种角色,我们要知道哪些是自己应该做的,需要做的,主动去思考这些问题,每天花点时间琢磨琢磨,我觉得很有必要.

4.增减与更新知识体系

知识是不断更新的,没有什么是永远正确的.因此,我们使用OneNote构建的知识体系也应与时俱进,不断更新.

1)对不再有用的资料,果断丢弃

你可能听说过断舍离的理论,如果没有,可以去查查看.类似于每搬一次家,你都会考虑丢弃哪些东西,该扔的就要扔,减轻自己的负担.

2)减少纸质资料,向无纸化办公前进

每天我们都会用到打印机,但是有多少纸张是被浪费的,看看周围同事的办公桌,有的是干净整洁的,有的是杂乱无章的,你更喜欢哪一种?如果某种资料有电子档,请清除纸质档,如果纸质档有一些手写信息,请扫描/拍照实现电子化,记住,你总有办法实现信息的电子化.除非有些重要的资料需要保存纸质资料(比如合同,培训记录等).

3)建立常用工作模板

抛一个问题出来,你使用Excel,Word,PPT模板的频率是怎样的?

额…..好像,我只知道PPT是有模板的,Word也有吗?Excel怎么会有模板,你在搞笑嘛?

都有,当然,OneNote也有.不信,我上图:

你准备问我用模板有什么好处吗?在我看来,它可以帮助我们专注于资料传达的信息本身,而不是资料的格式和界面.所以,准备好DIY适用于自己的笔记模板了吗? Try it!

五、新技能Get——更多OneNote技巧

终于写到最后一章了,长吁一口气.

当我们掌握了更多的OneNote技巧后,我们会更加充分与灵活地使用这个工具,更加得心应手.

学习OneNote技巧的途径很多,包含但不限于:微软官方网站,简书,知乎,专门的OneNote书籍.

下面试举几例小技巧,作为福利发放给耐心看完本文的你.

·自动计算,在计算式后加”等号=和空格“,可自动得到结果

39*10145=395655

·项目符号,先输入*,然后加空格,它会自动变成项目符号,使用Tab键和Shift+Tab键可以改变项目符号级别

·

·按修改日期进行笔记排序

在搜索框搜索,然后点击Pin Search Result,可以看到排序选项,选择按修改日期排序即可.

·邮件批量导入OneNote

在Outlook的Option中选Add-in中,然后勾选OneNote Notes about Outlook items,接着选择多封邮件,点击Outlook工具栏按钮,选择要存放的笔记本页面即可.

·联系人批量导入OneNote中,方法与上一个技巧类似,切换到Outlook的联系人页面,选中某一个或几个联系人,点击工具栏按钮.这样我们可以在OneNote编辑与该联系人相关的资料和信息,比记在Outlook的联系人备注中要方便且全面得多.

六、写在后面的话

1.在信息越来越碎片化的时代,请别再把信息随意丢在各个地方,那样碎片化更加严重.我们需要谋求信息的有序与整合,以实现信息的价值.

2.同时,我们应了解.收集信息的目的并不是只是为了收集,而是为了创造.记忆与存储是电脑擅长的,让它去做,大脑的优势是思考与创造,请给大脑留够空间.

3.用好软件,提高效率.比方说你喜欢用Excel来做会议记录一样,这显然并不是它擅长的.软件是为我们服务,而且各有侧重,我们在使用时,也应考虑扬长避短,才能发挥它的最大功效.

没有记录就没有发生,从现在起,记录你的人生,当OneNote来敲门,你开不开?