excel 数据输入规范的重要性 比较容易犯的一些错误和不规范数据源带来的麻烦
- 2022-03-09
- 来源/作者： 菜鸟图库/ 菜鸟图库
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第一，一个单元格记录一个属性
Excel处理数据方面，毋庸置疑，很强大。但有它自身的一套规则，excel很看重数据属性，一是一，二是二。标准规范的是一个单元格记录一个属性。
下图左边所示的金额含“元”，右边的金额是规范的数值。
左边的金额需要合计时，大大增加了计算难度，而掌握这些技能是需要花时间的。
左边含“元”的单元格求和，两个公式均为数组公式：
=SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))
=SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))
第二，忌用合并单元格
合并单元格，仅限于需要打印的表单，不需要进行下一步运算统计汇总，比如招聘表等等。
在源数据表中，禁止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满，有一条记录一条，每一行数据完整、结构整齐。
上图A列是合并单元格，表面看似很简洁，处理数据时会遇到很多问题，同样的，解决这些问题，也是需要一些技能才能解决。
1.公式
比如对张三的销量进行汇总，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，结果为：161。显然不正确，因为合并单元格以后的数据，只有首个单元格有数据，其余单元格均为空白。
2.筛选
进行筛选时，也只能得到一条记录，比如筛选“张三”的销量。
3.排序
如果需要按销量来排序，会出现下面提示错误的对话框。
第三，标题不放在工作表
Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中，如下右图所示。
Excel标题行用于存储每列数据的属性，如“年龄”、“职务”、“销售量”字段，是筛选和排序的字段依据。
上图左边所示的标题“员工销量统计表”，无非就是告诉大家这是一张什么表，除此以外不具有任何功能。
所以，可以不用标题占用工作表首行。用右边所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就可以。
第四，勿用空行空列隔断数据
如下图所示，第4、7行为两个空行隔断数据。需要筛选下面所有数据，得先选中区域A1：G9，然后筛选。如果中间没有空行，不需要选中区域，鼠标放在任意有数据的单元格，直接筛选就可以。
如果中间没有空行隔断，鼠标放在任意有数据的单元格，按ctrl+A就可以全部选定数据，但是有隔断之后，就不能了。
不仅是筛选，在写公式时也一样，对于数据源，保持数据之间的连续性很重要。
如果确实需要将数据分隔开，可以将单元格边框加粗、改变单元格填充色等等来实现。
第五，勿添加多余的合计行
一张规范的数据源表格，不应该有下图的那些合计行。一边输入数据，一边合计求和，方法是不可取的。
数据源还有随时增加、删除的可能性，所以合计也会随之变动。
正确的做法是，先录入数据，然后再合计。
源数据表为一张表，汇总表为另一张工作表或其余区域，汇总可以使用函数、数据透视表等完成。
第六，去掉多余表头和同一属性不占用多列
下面所示截图，如果仅用于显示和打印输出，没有任何问题，且清晰直观。但是，做为一张数据源表，需要下一步分析数据，这种做法就不可取。
同种属性的数据分列记录，对数据筛选、排序等等设置了障碍。假设，要同时筛选出事假和年假明细，按正常操作步骤就无法实现。
事假、年假、病假同属于请假类别，具有相同属性，应该被记录在同一列。
下面这种做法才是中规中矩的一维数据源表。
第七，同类型数据尽量使用一张工作表
不在同一张工作表，筛选、排序、引用和汇总，难度增大不少，非常不利于操作。
如下图所示，所有数据放在一张工作表里面，按月份筛选、汇总，都很容易实现。
尽管几十几百字符的长公式或者一段VBA代码能完成多表合并，不过前提还是得看数据源零散到什么程度。因此，实际应用，没必要自己为自己设置障碍和难题。
第八，同一单元格记录一个属性
下面这个图是部落窝excel学习QQ群：28246933，一个群友的问题，A列同一单元格的所有数字相加。
解决这个题目，用了一个很长的数组公式：=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))得到结果。
如果将上面的数据源规范下，如下图所示，不同属性的数据记录在不同的单元格。求和就变得非常非常简单，=SUM(A2:D2)，得到结果。
特别是刚接触excel，对一些技能还没有驾驭能力时，尽量尽量的将数据源规范化。
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