可在单元格使用下拉列表，帮助用户更高效地使用工作表工作。 下拉列表允许用户从你创建的列表中选取项目。

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1. 在新工作表中，键入要显示在下拉列表中的条目。 理想情况下，列表项会在 Excel 表格中出现。 如果没有，则可以选择区域中的任何单元格并按 Ctrl+T，快速将列表转换为表格。

   

   注意: 

   • 为什么应将数据放入表格中？ 如果数据在表格中，当在列表中添加或删除项目时，基于该表格的任何下拉列表将自动更新。 无需执行任何其他操作。

   • 现在是在下拉列表中对区域或表中的数据进行排序的好时机。

2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

3. 转到功能区上的“数据”选项卡，然后转到“数据验证”。

   注意: 如果无法单击“数据验证”，则表明工作表可能受保护或处于共享状态。 解锁受保护工作簿的特定区域或停止共享工作表，然后再重试步骤 3。

4. 在“设置”选项卡上的“允许”框中，单击“列表”。

5. 单击“源”框，然后选择列表区域。 我们将列表区域置于名为“城市”的工作表上的区域 A2:A9。 请注意，我们忽略了标题行，因为我们不希望该行成为选择选项：

   

6. 如果可以让单元格留空，请选中“忽略空值”复选框。

7. 选中“提供下拉箭头”复选框。

8. 单击“输入信息”选项卡。

   • 如果希望在单击单元格时弹出信息，请选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，并在框中键入标题和信息（最多可键入 225 个字符）。 如果不希望显示信息，请清除该复选框。

     

9. 单击“错误警报”选项卡。

   • 如果希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息，请选中“输入无效数据时显示错误警报”框，在“样式”框中选择一个选项，然后键入标题和信息。 如果不希望显示信息，请清除该复选框。

     

10. 不确定在“样式”框中选择哪个选项？

    • 若要显示一条信息，但该信息不会阻止人员输入下拉列表未包含的数据，请单击“信息”或“警告”。 “信息”将显示一条带图标 的信息，“警告”将显示一条带图标 的信息。

    • 若要阻止人员输入下拉列表未包含的数据，请单击“停止”。

      注意: 如果没有添加标题或文本，则标题的默认内容是“Microsoft Excel”，信息的默认内容是：“输入值非法。 其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

使用下拉列表

创建下拉列表后，请确保它能按要求工作。 例如，你可能希望通过检查了解是否更改列宽和列高来显示所有条目。

如果下拉列表的条目列表在另一个工作表上，而您想要防止用户看到它或进行更改，请考虑隐藏和保护该工作表。 有关如何保护工作表的详细信息，请参阅锁定单元格以对其进行保护。

如果您想更改下拉列表中的选项，请参阅从下拉列表中添加或删除条目。

要删除下拉列表，请参阅删除下拉列表。

下载我们的示例

可下载一个示例工作簿，内附诸如本文示例的众多数据验证示例。 可沿用已有数据验证方案或自行创建。 下载 Excel 数据验证示例。

将单元格中的值限制为下拉列表中的选项时，数据输入会更快、更准确。

首先在工作表上制作有效条目列表，然后对条目进行排序或重新排列，使其按照想要的顺序显示。 然后，可以将这些条目用作数据下拉列表的源。 如果列表不大，则可以轻松引用该列表，并将条目直接键入数据验证工具。

1. 为下拉列表创建有效条目列表，在工作表上没有空白单元格的单列或行中键入条目。

2. 选择要限制数据输入的单元格。

3. 在“数据”选项卡上，在“工具”下，单击“数据验证”或“验证”。

   

   注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。 如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。 有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。

4. 单击“设置”选项卡，然后在“允许”弹出菜单中，单击“列表”。

5. 单击“源”框，然后在工作表上选择有效条目列表。

   对话框会最小化，以方便查看工作表。

6. 按 Return 或单击“展开” 按钮还原对话框，然后单击“确定”。

   提示: 

   • 还可以直接在“源”框中键入值，并用逗号分隔。

   • 要修改有效条目列表，只需更改源列表中的值或编辑“源”框中的区域。

   • 可以指定自己的错误消息来回应无效数据输入。 在“数据”选项卡上，单击“数据验证”或“验证”，然后单击“错误警报”选项卡。

另请参阅

向单元格应用数据验证

1. 在新工作表中，键入要显示在下拉列表中的条目。 理想情况下，列表项会在 Excel 表格中出现。

   注意: 

   • 为什么应将数据放入表格中？ 如果数据在表格中，当在列表中添加或删除项目时，基于该表格的任何下拉列表将自动更新。 无需执行任何其他操作。

   • 现在，你可以在下拉列表中按希望的显示顺序对数据排序。

2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

3. 转到功能区上的“数据”选项卡，然后单击“数据验证”。

4. 在“设置”选项卡的“允许”框上，单击“列表”。

5. 如果已创建包含下拉条目的表格，请单击“源”框，然后单击并拖动包含这些条目的单元格。 但不要包括标题单元格。 只需包括应在下拉列表中显示的单元格。 此外，还可以在“源”框中键入条目列表，并用逗号分隔，例如：

   Fruit,Vegetables,Grains,Dairy,Snacks

6. 如果可以让单元格留空，请选中“忽略空值”复选框。

7. 选中“提供下拉箭头”复选框。

8. 单击“输入信息”选项卡。

   • 如果希望在单击单元格时弹出信息，请选中“显示信息”复选框，并在框中键入标题和信息（最多可键入 225 个字符）。 如果不希望显示信息，请清除该复选框。

9. 单击“错误警报”选项卡。

   • 如果希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息，请选中“显示警报”复选框，在“类型”中选择一个选项，然后键入标题和信息。 如果不希望显示信息，请清除该复选框。

10. 单击“确定”。

创建下拉列表后，确保它能够按所需方式工作。 例如，你可能希望通过检查了解是否更改列宽和列高来显示所有条目。 如果您想更改下拉列表中的选项，请参阅从下拉列表中添加或删除条目。 要删除下拉列表，请参阅删除下拉列表。

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另请参阅

向单元格应用数据验证

所有 Excel 函数（按类别列出）