将数据有效性应用于单元格-Office办公-菜鸟图库

将数据有效性应用于单元格

2022-04-05
来源/作者： Wps Office教程网/ 菜鸟图库
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可使用数据验证来限制数据类型或用户输入单元格的值。数据验证的最常见用法之一是创建下拉列表。

将数据有效性应用于单元格

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下载一个包含下文中所有数据验证示例的示例工作簿

选择要对其创建规则的单元格。
选择“数据”>“数据验证”。
在“设置”选项卡的“允许”下，选择一个选项：
- “整数” – 将单元格限制为仅接受整数。
- “小数”- 将单元格限制为仅接受小数。
- “列表” – 从下拉列表中选取数据。
- “日期” – 将单元格限制为仅接受日期。
- “时间” – 将单元格限制为仅接受时间。
- “文本长度” – 限制文本长度。
- “自定义” – 适用于自定义公式。
在“数据”下，选择一个条件：
- “介于”
- “未介于”
- “等于”
- “不等于”
- “大于”
- “小于”
- “大于或等于”
- “小于或等于”
在“设置”选项卡的“允许”下，选择一个选项：
根据为”允许”和”数据”选择的值，设置其他必需值。例如，如果选择“介于”，则可为单元格选择“最小值”和“最大值”。
如果要忽略空白，可选择“忽略空值”。
如果要为规则添加“标题”和信息，请选择“输入信息”选项卡，然后键入标题和输入信息。
选择“选定单元格时显示输入信息”复选框，在用户选择或在所选单元格上悬停时显示此信息。
选择“确定”。

现在，如果用户尝试输入无效值，将会出现弹出窗口，显示信息“此值与此单元格的数据有效性限制不匹配。”

如果要创建需要用户输入数据的工作表，则可能需要将输入项限制为某段日期或数字，或者确保仅输入正整数。 Excel 使用数据验证/数据有效性将输入的数据限于特定单元格，提示用户在单元格处于选定状态时输入有效的数据，并在用户输入无效数据时显示错误消息。

当前使用的是哪个版本？ 

当前使用的是哪个版本？
较新版本
Office 2011

限制数据输入

选择要限制数据输入的单元格。
在“数据”选项卡上，单击“数据验证” > 数据验证。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在“允许”框中，选择要允许的数据类型，并填写“限制条件”和“值”。

注意: 将根据所选的数据和限制条件来标记输入限制值的框。例如，如果选择“日期”作为数据类型，就能够在标记为“开始日期”和“结束日期”的框输入“最小”和“最大值”的限制值。

提示用户输入有效项

当用户单击有数据输入要求的单元格时，可显示一条消息，说明哪些数据有效。

选择要提示用户输入有效数据的单元格。
在“数据”选项卡上，单击“数据验证” > 数据验证。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在“输入信息”选项卡上，勾选“选定单元格时显示输入信息”旁的框。
在“标题”框中，键入邮件的标题。
在“输入信息”框中，键入要显示的消息。

输入无效数据时显示错误消息

如果你有数据限制，则如果用户将无效数据输入到单元格中，将显示一条消息，说明错误的原因。

选择要在其中显示错误消息的单元格。
在“数据”选项卡上，单击“数据验证” > 数据验证。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在错误警告选项卡上的“标题”框中，键入邮件的标题。
在“错误消息”框中, 键入在输入无效数据时要显示的消息。
执行下列操作之一：

若要

在“ 样式 ”弹出菜单上，选择

需要用户先修复错误，然后再继续操作

停止

警告用户数据无效，并要求他们选择“是”或“否”以指示是否要继续操作

警告

警告用户数据无效，但在关闭警告消息后允许他们继续操作

重要提示

限制数据输入

选择要限制数据输入的单元格。
在“数据”选项卡上，在“工具”下，单击“验证”。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在“允许”弹出菜单上，选择要允许的数据类型。
在“数据”弹出菜单上，选择所需的限定条件类型，然后输入 “限制值”。

注意: 将根据所选的数据和限制条件来标记输入限制值的框。例如，如果选择“日期”作为数据类型，就能够在标记为“开始日期”和“结束日期”的框输入“最小”和“最大值”的限制值。

提示用户输入有效项

当用户单击有数据输入要求的单元格时，可显示一条消息，说明哪些数据有效。

选择要提示用户输入有效数据的单元格。
在“数据”选项卡上，在“工具”下，单击“验证”。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在“输入信息”选项卡上，勾选“选定单元格时显示输入信息”旁的框。
在“标题”框中，键入邮件的标题。
在“输入信息”框中，键入要显示的消息。

输入无效数据时显示错误消息

如果你有数据限制，则如果用户将无效数据输入到单元格中，将显示一条消息，说明错误的原因。

选择要在其中显示错误消息的单元格。
在“数据”选项卡上，在“工具”下，单击“验证”。

注意: 如果验证命令不可用，则表明工作表可能受保护，或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护，则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息，请参阅保护工作簿。
在错误警告选项卡上的“标题”框中，键入邮件的标题。
在“错误消息”框中, 键入在输入无效数据时要显示的消息。
执行下列操作之一：

若要

在“ 样式 ”弹出菜单上，选择

需要用户先修复错误，然后再继续操作

停止

警告用户数据无效，并要求他们选择“是”或“否”以指示是否要继续操作

警告

警告用户数据无效，但在关闭警告消息后允许他们继续操作

重要提示

将数据验证添加到单元格或区域

注意: 此部分中的前两个步骤是添加任意类型的数据验证。步骤 3-7 专用于创建下拉列表。

选择一个或多个单元格进行验证。
在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。
在“设置”选项卡上的“允许”框中，选择“列表”。
在“源”框中，键入列表值，用逗号分隔。例如，键入”低”、”平均值”、”高”。
确保选中“单元格内下拉列表”复选框。否则，将无法看到单元格旁边的下拉箭头。
若要指定希望如何处理空值 (null)，请选中或清除“忽略空值”复选框。
测试数据验证以确保其正常工作。尝试在单元格中输入有效和无效数据，以确保设置按预期方式工作并且显示所预期的消息。

注意:

创建下拉列表后，确认它满足你的需求。例如，你可能想检查单元格的宽度是否足以显示所有输入项。
删除数据验证 – 选择包含要删除的验证的单元格，然后转到“数据”>“数据验证”，并在数据验证对话框中按“全部清除”按钮，然后单击“确定”。

添加其他类型的数据有效性

下表列出了其他类型的数据有效性，并显示了将其添加到工作表的方法。

要执行此操作：

请按以下步骤操作：

将数据输入限制为一定范围内的整数。

执行上述的步骤 1 到 2。
从“允许”列表中，选择“整数”。
在“数据”框中选择所需的限制类型。例如，若要设置上限和下限，请选择“介于”。
输入允许的最小值、最大值或特定值。

您还可以输入返回数值的公式。

例如，假定您正在验证单元格 F1 中的数据。要将扣除额的下限设置为单元格 F1 中小孩数量的两倍，请在“数据”框中选择“大于或等于”，并在“最小值”框中输入公式“=2*F1”。

将数据输入限制为一定范围内的小数。

执行上述的步骤 1 到 2。
在“允许”框中，选择“小数”。
在“数据”框中选择所需的限制类型。例如，若要设置上限和下限，请选择“介于”。
输入允许的最小值、最大值或特定值。

您还可以输入返回数值的公式。例如，若要将销售人员的佣金和提成的上限设置为单元格 E1 中薪水的 6%，请在“数据”框中选择“小于或等于”，并在“最大值”框中输入公式“=E1*6%”。

注意: 若要允许用户输入百分比（例如 20%），请在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择所需的限制类型，输入小数形式的最小值、最大值或特定值（例如 0.2），然后通过选择该单元格并在“开始”选项卡的“数字”组中单击“百分比样式” 来将数据验证单元格显示为百分比。

将数据输入限制为某日期范围内的日期。

执行上述的步骤 1 到 2。
在“允许”框中，选择“日期”。
在“数据”框中选择所需的限制类型。例如，若要设置日期上限，请选择“大于”。
输入允许的开始、结束或特定日期。

还可以输入返回日期的公式。例如，若要设置一个介于当前日期和当前日期之后 3 天之间的时间范围，请在“数据”框中选择“介于”，在“开始日期”框中输入“=TODAY()”，然后在“结束日期”框中输入“=TODAY()+3”。

将数据输入限制为某时段内的时间。

执行上述的步骤 1 到 2。
在“允许”框中，选择“时间”。
在“数据”框中选择所需的限制类型。例如，若要设置时间下限，可以选择“小于”。
输入允许的开始、结束或特定时间。如果您要输入特定的时间，请使用 hh:mm 时间格式。

例如，假设你已将单元格 E2 设置为开始时间 (8:00 AM)，并将单元格 F2 设置为结束时间 (5:00 PM)，而希望将会议时间限制于二者之间，请在“数据”框中选择“介于”，并在“开始时间”框中输入“=E2”，在“结束时间”框中输入“=F2”。

将数据输入限制为指定长度的文本。

执行上述的步骤 1 到 2。
在“允许”框中，选择“文本长度”。
在“数据”框中选择所需的限制类型。例如，若要设置字符数上限，请选择“小于或等于”。
此情况下需要将输入限制为 25 个字符，因此选择“数据”框中的“小于或等于”，然后在“最大值”框中输入 25。

根据其他单元格的内容计算允许输入的内容。

执行上述的步骤 1 到 2。
在“允许”框中选择所需的数据类型。
在“数据”框中选择所需的限制类型。
在“数据”框或其下面的框中，单击用于指定允许的输入内容的单元格。

例如，如果只有在结果不超出单元格 E1 中预算时才允许输入帐户，请选择“允许”>“整数，日期”、“小于或等于”，以及“最大值”>=“=E1”。