一、“批注”及其使用方法

“批注”是文档审阅人员在原有文档上所添加的批阅性文字。这些批注可以使其它人员了解批阅者对该文档的看法和意见，然后根据批注对文档进行加工修改，使之更加完善。添加批注后，只在文档中添加批注的地方显示为黄色底纹，当你把鼠标移向批注的时候，该批注的具体内容就会自动显示出来。批注只是给你的文档提“意见”，而不直接修改你的文档。因为它隐藏在原文档中，所以并不影响原文档的打印和阅读。

1．批注的添加

先用鼠标单击或选定要插入批注的点或区域，然后执行“插入”菜单下的“批注”命令，在出现的批注填入框中填入批注的内容即可。如果你的计算机配有话筒，批阅人员还可以按“插入声音”按钮，用话筒录入声音批注。

2．批注的编辑

当审阅人员对已加入的批注不满意时，可重新编辑修改，其方法是，把鼠标移向“批注”，按鼠标右键，选择菜单上的“编辑批注”命令，出现“批注”填入框后，就可对原有内容进行编辑修改了。

3．批注的删除

当用户确认不需要保存批注时，可把鼠标移向批注处，然后按鼠标右键，执行菜单中的“删除批注”命令即可。

二、“题注”及使用方法

如果你编辑的图书中有许多插图和图表，而且还要为这些插图和图表进行编号，那使用题注功能就再方便不过了。题注功能可以为文档中插入的有连续性的图片和表格等自动进行编号，而且能自动提示。插入编号后，删除其中一个编号时，系统还会自动调整编号的正确顺序。

1．题注的插入

以插入图表为例，当你插入第一张图表后，选择“插入”菜单下的“题注”命令，就会出现题注对话框，题注栏显示的是“图表1”，按“确定”后，“图表1”就会插入到刚才插入的图表下面。当你又插入了一张图表后，再执行“题注”命令时，出现的对话框中的题注栏就自动变成了“图表2”，只需按“确定”按钮即可。其它图表以此类推。

2．新建题注标签

原有的题注标签中只有“图表”、“表格”和“公式”三种，如果你想增加标签的种类，可以执行“题注”对话框中的“新建标签”命令，在出现的对话框中填入要新增的标签名称，如“图”字，则以后再选择题注时，就有一个“图1”的标签了，以此类推，还可以增加其它的标签。

3．自动插入题注

自动插入题注的功能是，如果在一篇文章中你插有图片、表格等多种插图，当出现插图时，系统会自动插入该图类型的编号，出现表格时会自动插入表格的编号。以插入Word表格为例，在“题注”对话框中“单击自动插入题注”，在出现的“插入时添加题注”下拉框中选择“Microsoft word表格”。以后每当在文档中插入Word表格时，系统就会自动在该表格下依次填上题注。这等于提前为插入的各种图片、表格以及简报图片等定义了一个相对应的标签名，在录入文稿时，每插入一种图或表时，系统就会自动识别出它们需要插入的题注，并自动为它们编上顺序号，不但一一对应，而且编号也保证不会发生混乱，既提高了录入速度，也保证题注的准确性。

4．题注的修改

修改一个题注的方法是，先选定要修改标签的题注，然后按Delete键删除它，再打开题注对话框，选定其它的标签或者建立新的标签，然后按“确定”即可。修改同一类型题注标签的方法是，选定文档中要修改的标签题注中的一个，打开题注对话框，重新选择新的标签，按“确定”后，全文中原来的所有同类题注标签就全部变成新选择的标签了。