Excel 如何快速制作文件资料目录
- 2022-12-12
- 来源/作者： Wps Office教程网/ 菜鸟图库
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单位每年都会有很多的考评，临到忙时，都要现检查和查看资料。另外，现在好些单位要求无纸化办公，手工形成的纸质资料也都要求制作成电子版。当电子资料完成后，制作资料目录却成了令人头疼的事。我希望能找到一个快捷高效的方法，来快速制作资料目录。
对于熟悉DOS的人来说，可以用“dir”命令来快速生成文件列表目录，但是在查看资料的时候，还是得一个个文件夹打开来找相应的文件，很不方便。而通过Excel的VBA功能编制作的一些应用，除了能自动生成目录列表外，还可以直接制作成文件超链接的形式，点击即可打开查看，用起来方便多了。另外，也可以通过一些专用工具来高效制作目录，如何选择，就看各人的具体需要了。
用Excel工具制作目录
这款“文件目录自动生成”工具，实际上就是一个Excel文件，其中包含了VBA程序。在Excel中打开这一文件，将会显示安全警告，点击右侧“选项”打开宠警告对话框，选中“启用此内容”，确定后才可以使用此工具（图1）。
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点击“获取文件夹”，在弹出对话框中选取需要制作列表的文件夹，即可自动生成文件目录，左侧是所有子文件夹，右侧是所有文件，都是超链接的形式，点击即可快速打开指定的文件夹或文件（图2）。这一工具中，还提供了折叠、展开文件夹的操作，并且可以自动更新目录，非常便于管理。
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如果文件过多，还可以轻松通过Excel的查找功能（快捷键Ctrl+F）快速检索。
专用软件来制作
这方面的软件比较多，比如“目录册生成器”、“文件列表生成器”等。不过目录册生成器生成的目录层次结构不清晰，不利于表述资料层次，文件列表生成器生成的目录仅是DOS的“dir”命令的一种变形，并且只是一个文本文件。这里我推荐一款“文件夹目录统计器”，它很好地克服了上述的缺点。
文件夹目录统计器的主界面非常简单，包括选择目录按钮和设置相应的生成页标题、署名、日期，以及导出目录和退出程序按钮等，操作方便，很快就能上手（图3）。
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首先点击“浏览”，选择需要生成列表的文件夹，并在标题项目中输入相关名称、署名和整理日期。最后点击“导出目录”按钮，软件便会自动在当前目录下生成网页列表（图4）。
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启动网页列表，文件夹内所有文件整齐排列其中，让用户对内容一目了然。如果文件过多，同样可以借用浏览器的查找功能进行检索，非常方便。
