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word好习惯,可以帮你工作时偷懒?

  • 2021-11-05
  • 来源/作者: 菜鸟图库/ 菜鸟图库
  • 298 次浏览

如果有更高效的操作方式,日积月累形成下来的操作习惯,一定可以为你节省大量时间。

接下来的文章希望让你看到,即使只是简简单单地码字,我们可以码得更高效~

【1】选择文字

面对一份Word文档,我们少不了选择文字的动作。

这时候,大部分同学情不自禁地按下鼠标左键,一路拖动刷黑文字,直到满意。

但除此之外,选择文字有很多招数,比如,把鼠标放在页面左边缘:

单击选中整行文字

双击选中整段文字

(注意:这里的段落是以回车符分隔的,和我们小学语文学的自然段不是一回事儿~)

三击 选中整篇文档

(不过我们全选一般用ctrl+A快捷键)

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结合键盘选择文字,还有这些操作:

1、按住Shift不放,只需要单击开始和结束的位置,即可进行连续选择。

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2、按住Ctrl不放,鼠标刷黑选择文字,可以进行不连续选择。

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3、按住Alt键不放,可以不受行限制,在任何一个区域内自由选择。

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【2】复制粘贴

不会高效地复制粘贴,就不是一个好的内容搬运工。但有时候要搬运的内容太多,也是容易让人奔溃的。

每当我们复制时,我们实际上是复制了文字及它所带有的格式

复制粘贴有四种方式:

1.保留源格式(即原原本本地照搬文字和格式)

2.合并格式(照搬文字,并且格式与当前匹配)

3.粘贴为图片(将复制的内容转为图片)

4.只保留文字(只搬运文字,放弃原有格式)

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默认是保留源格式粘贴,如果不希望每次都要去选文本粘贴,可以在高级-设置一下。

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平时复制粘贴只能保留1条记录,复制新的东西后,上一条记录就被清除了。(要你何用)

如果你是一个勤劳的搬运工,请给自己配上专业的剪贴板!(不花一分钱,你值得拥有,就在【开始】-剪贴板功能区-右边不显眼的按钮)

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使用剪贴板后,可以保留最近24条复制记录,可以作为一个信息临时存放点,省去每次都重新复制。

并且,剪贴板不限制在word里,打开任何Office软件,全平台上复制的内容都会保留在剪贴板内,一次性复制个饱,再回过头来粘贴,非常痛快~

【3】格式刷

一般情况下,我们点击开始选项卡下的那把小刷子,就开始统一格式的小工程。

如果要多次使用格式刷,只要双击格式刷就可以重复多次使用了。

但如果单次使用的话,用快捷键是更好的选择,毕竟左手键盘右手鼠标,同步操作更节省气力。

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快捷键其实很好记,我们知道ctrl+c/v是复制/粘贴,ctrl+shift+c/v就是复制格式/粘贴格式。

【4】快速定位

当你有一份特别长的文档,去滚动鼠标中键是特别让人不畅快的一件事。(对鼠标手很不友好)

这里教大家几个小方法,不需要滚动鼠标或者拉滚动条,就可以快速定位到文档中你想要的地方。

1、键盘流

Ctrl+home/end 快速跳到文首/文末

Page up/down 快速切换到上一页/下一页

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2、导航定位

【视图】-钩选【导航窗格】

左边出现页面导航预览,点击直接跳转。如果记得内容,搜索关键词也会出现结果预览。

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3、查找定位

如果需要十分精确的定位,可以按Ctrl+G,打开查找替换-定位,精确定位到第几页,第几行或第几张图片等等。

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【5】更适合码字的视图

我们常常要边看资料边码字,但使用笔记本电脑,没有24寸大屏幕的学生党,窗口已经占掉了大半的面积,码起字来非常憋屈。

而且缩放word窗口,文字常常被边缘挡住,不方便码字。

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▲ 页面视图下的码字区域‍

这里教给大家一个小方法,如果只是纯粹地码码字,折叠功能区后,可以使用web版式视图。(在word窗口右下角可以切换视图模式)

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这个视图的好处是,文字不会被边缘挡住,根据窗口大小进行动态变化,内容一目了。边缘空白区域减少,最大化利用了屏幕空间

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对比:页面视图和web版式视图码字区域

这下,我可以一边看参考资料一边做笔记,一边煲剧一边写论文了~(后面这个大家别学)

【6】自动保存

写word文档,最怕的一件事当属 “写好了,没保存”。

永远要养成随手保存的习惯,记住Ctrl+S快捷键组合,时不时地保存一下,万事无忧。

为了以防万一,最好在【文件】-【选项】-【保存】中,将自动保存时间调节在5分钟以下

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如果出现意外,至少可以找回5分钟前的自动保存文档,减少损失。

【7】文档命名

很多同学喜欢随意地命名一份文档,但这样子后续需要再次用到这份文件的时候,就容易找不到。

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▲ 让人抓狂的文件命名

养成好习惯,以【日期-文件名】命名,如果一天之内多次修改,有必要以修改的时间点命名文件,比如 《20170621-毕业论文-0722》。

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▲一目了然的命名方式

以上这些小习惯,希望大家已经get到了:)

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题外话

还记得小学时候家里给买的第一台电脑,就是为了要用word码字,把作文打成电子版发给老师。

算一算十多年都有了,当时是2003版本的office。作为一个刚接触电脑的小学生,打字自然很慢。嘴里嘟囔着拼音,手指头逐个逐个的敲,不会快捷键,在页面里不停地滚动鼠标和单击...现在想起来这种码字体验蛮痛苦的。

不过码字的时候旁边有一个回形针怪物,看着它的傻样,码字的时候还算有点乐趣。

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▲ 在座的小鲜肉估计没见过

仔细回想,从野生操作到现在操作被人夸666,更多时候在于一些习惯的养成,所以今天这篇文章不涉及什么高深的技法,希望帮助大家养成更高效的操作习惯。

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