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如何利用 word 邮件合并为 Word 文档批量配图
在 Word 文档中插入图片是再日常不过的操作之一。然而,如果你有过批量向 Word 中插入图片的经历,那大概不会是什么令人愉快的体验——不仅要考虑粘贴格式、文字环绕等千奇百怪的格式问题,还要应对 Word 顽疾一般的卡顿和崩溃。这些软件缺陷经常能让加图片这类本不费工夫的操作变成一种煎熬。设想这样的工作场景:你的老板准备对三国公司进行投资,但在此之前想对它的三个子公司——魏国公司、蜀国公司和吴国公司——进行调查,看它们是否在几家主流假新闻媒体——《扭腰时报》、《花儿街日报》和蓬勃新闻——上有过负面报道。为此,你被要求在上述媒体的网站上搜索三家公司的相关报道,并将搜索结果截图,分类汇总到一份报告中。上面的任务只涉及三家公司和三个网站,加起来也不过需要创建 3 个文档,插入 9 次图片。但如果需要调查的是 30 家公司和 30 个网站呢?逐一手工创建文档并插入图片似乎就不是明智的做法了。且不论操作繁琐和浪费时间,忙中出错的机率也会大大增加。有没有什么更省事的方法——比如,能不能只提供图片素材和文档模板,剩下的配图工作让机器自动完成?答案是肯定的,方法就是借助 Word 内建的自动化工具——邮件合并。这个答案听起来可能让人有些摸不着头脑——发邮件和插入图片有什么关系?实际上,邮件合并是一个「名不副实」的功能。它的作用是以一个模板为基础,批量将用户提供的信息填入留空位置。之所以被称作「邮件合并」,是因为其最主要的使用场景之一就是制作群发邮件——内容相同、只有称呼等部分因收件人而异。但邮件合并功能的潜力并不止于填写收件人;它能填写任何文本变量。另一方面,Word 文档中的图片不仅可以直接嵌入在文件中,也可以是指向外部文件(包括本地和远程)的链接。而既然链接的本质是文本,我们就可以通过插入文本的方式插入链接,进而实现插入图片。这样,邮件合并和插入图片间的桥梁就被打通了。后文就以上面设想的工作场景为例,说明如何使用邮件合并功能批量插入图片。在正式使用邮件合并前,需要先做一些准备工作。1. 按一定的命名规律收集资源文件。 这实际上应该是任何资料收集工作都应遵循的原则,只是对于自动化操作来说格外重要。例如,在上面的情境中,我们可以将针对魏国公司的三张截图分别命名为 1-NYT.png、1-WSJ.png 和 1-BBG.png,而将针对另外两家公司的截图各自以 2- 和 3- 为前缀。在此过程中,还可以使用 ShareX 这类具有一定编程能力的截图工具进一步简便操作,但这不是本文重点,在此不赘。2. 准备存放待填充信息的 Excel 表格。 尽管邮件合并的信息输入可以直接在 Word 中进行,但对于涉及多个变量、条目较多的情况,使用独立的文件作为数据源显然更加可靠、更便于后续修改。其中,表格的第一行是变量的名称,可以自己任取。还是以上述情境为例,涉及的变量包括公司的名称(不妨称作 corpName)和三张截图的文件名(不妨称作 pathNYT、pathWSJ 和 pathBBG)。之后的各行则依次填入实际信息。注意 Excel 的自动填充功能可以极大加快填写进度。例如,填写第一张截图的名称 1-NYT(扩展名 .png 是始终不变的,故无需作为变量的一部分)后,按住单元格右下角向下拖动,即可将同列单元格快速填好。
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