1. 概念

1） 邮件归档

邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，当 数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外。当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜 索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。

2） 邮件备份

备份是指数据副本，万一原始数据丢失或者损坏且无法修复，副本就可用于恢复原始数据。备份用于保护正在使用的数据。

数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的 完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件，因此用户在使用这种方法时，最终不得不将整个备份都打 包为大型的“归档”。此外，在两次备份间隔时间中，如果有些邮件被删除，这些邮件将永久丢失，并不能在备份中寻找到，导致了数据的丢失。

2. 存储

1） 备份系统用于归档的困境

第一，当用户需要查找几年前的一些相关资料时，就必须记住这些文件存放哪个备份文件中。

第二，用备份数据来满足电子发现的要求就更加困难。

第三，恢复备份数据并进行查找会消耗大量时间和费用。

第四，备份系统用于保存归档数据是相当低效的

2） 邮件归档存储

归档是原始数据从初始站点移除后，发送到其它站点，用作长期保留。邮件归档可以说是在线的备份，只要你收发邮件，在归档系统扫描间隔时间中，发 现原本归档数据有新的更新，就会把这些新的数据进行归档。哪怕你立刻对邮件进行了删除，但这些邮件数据已经被归档，不会造成数据丢失。

3. 分类和搜索

归档和备份的另一项区别在于分类和搜索功能。

一些备份软件具有基本的归档功能，可以将文件独立或按组归档，保留时不受备份限制。可以根据文件种类、日期、所有权及其它搜索标准命名或标记内 容。但是，如果公司会形成并需要处理大量归档，如电子邮件和图像数据等，那么仅仅创建简单的搜索标签并不足够;还需要拥有更加高级的归档解决方案，具备基于内容和所有权的搜索功能。

一个有效的归档系统则包含了足够多的元数据，并能通过逻辑方式获取信息。例如，一个电子邮件归档系统的元数据应至少包括发件人、收件人、主题、 时间等信息，通常还会把电子邮件主体放入数据库用于全文搜索，甚至把附件的相关信息和关键词也提取出来作为元数据保存。当需要查找需要的邮件时，输入限制 条件，能够在几分钟甚至是秒钟内查找到所需的邮件。