Word 2010文档多人共享编辑实例教程

现今，很多大企业的年终报告都要大篇幅的涉及多个专业内容，因此需要几个部门的人员共同编辑完成，这就要用到Word文档的重复拆分、合并主文档等技巧才能轻松搞定。Word 2010在大纲视图下的主控文档功能正好可以解决这个难题。下面我们以一个实例来讲解协同编辑具体的操作步骤，这个总结报告包含开头总述、财务情况、公司业绩、人员管理、安全制度、总结拆6个文档。1、Word文档的快速拆分先用Word 2010打开总结报告提纲，选中总结报告的总标题“2010年度企业总结报告”，在“开始”选项卡的“样式”列表中单击选择“标题”，把它设置为标题样式。同样分别把财务情况、公司业绩、人员管理、安全制度、总结5部分的首行标题都设置为“标题1”样式。当然如果你的总结报告本来就已经设置了相应标题样式这一步就可以省了。现在单击Word窗口下状态栏右侧的“大纲视图”图标切换到“大纲视图”。在“大纲”选项卡的“主控文档”区域中单击“显示文档”展开“主控文档”区域。 按Ctrl+A键选中全文，单击“主控文档”区域的“创建”图标，即可把文档拆分成6个子文档，系统会将拆分开的6个子文档内容分别用框线围起来。最后把文档命名为“2010总结报告.DOCX”保存到一个单独的文件夹(D:2010总结报告)后退出，保存时Word会同时在该文件夹中创建2010年度企业总结报告.DOCX、财务情况.DOCX、公司业绩.DOCX等6个子文档分别保存拆分的6部分内容。自动拆分以设置了标题、标题1样式的标题文字做为拆分点，并默认以首行标题作为子文档名称。若想自定义子文档名，可在第一次保存主文档前，双击框线左上角的图标打开子文档，在打开的Word窗口中单击“保存”即可自由命名保存子文档。在保存主文档后子文档就不能再改名、移动了，否则主文档会因找不到子文档而无法显示。2、Word文档的汇总修订把“D:2010总结报告”文件夹下的6个子文档按分工发给6个人进行编辑，记住交代他们不能改文件名。等大家编辑好各自的文档发回后，我们再把这些文档复制粘贴到“D:2010总结报告”文件夹下覆盖同名文件，即可完成汇总。现在打开主文档“2010总结报告.DOCX”，你会看到文档中只有几行子文档的地址链接。我们得先切换到大纲视图，在“大纲”选项卡中单击“展开子文档”才能显示各新子文档内容。现在的主文档已经是编辑汇总好的总结报告了，你可以直接在文档中进行修改、批注，修改的内容、修订记录和批注都会同时保存到对应子文档中。